办公室的接待工作显得十分重要。办公室工作人员于是承担起接待工作中“接待员”的职责。他们既是领导的代表也是公司的代表,“接待员”留给客人的往往就是企业留给客人的第一印象,是企业品牌、企业文化的第一传播者。
接待工作是一项面对面的交际工作。办公室人员对来访客人接待的好坏,直接反映出一个单位的工作作风和外在形象,也直接体现了办公室人员本身素质、能力、水平和形象。接待工作成败在细节,一个眼神,一个动作都会给人留下深刻的印象,但只要有爱心、有耐心、有诚心,做好接待工作就不是难事了。诚恳热情的态度是人际交往的成功起点,理解和体贴,使他们感到亲切并充满信任,促使双方感情很快融洽起来。
有很多人认为接待工作很简单,很轻松。认为接待工作就是吃饭送礼。其实不然,按待工作其实也是门学问,对于不同的人你可能要使用不同的方法来对待。如接待的是文化水平低的农民,就需要有通俗易懂的语言,直接了当地回答问题。如接待上级领导。最好到肃静之处进行接待,这样既可以消除来访者的顾虑,又体现出接待的庄重性。
接待工作是企业联系内外的纽带和桥梁。通过接待工作,企业可以展示实力,树立形象,可以积累丰富的关系资源,可以吸引投资、扩大合作,从而推动经济的快速发展。办公室人员对于每一项接待工作都要高度重视并树立强烈的机遇意识、责任意识,作为一项政治任务来完成;要树立“每一个人都代表企业形象,每一个人一言一行都是企业文化的拆射”的思想意识,保证高质量地完成每一项接待任务。工作热情周到、精心细腻,企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。
通过接待工作,企业不仅可以展示企业作风和企业文化,也可以对外树立良好形象、推销自我。接待工作做好了,不仅会给上级领导和来宾留下深刻的印象,而且无形中会为企业带来商机,带来社会效益和经济效益。因此,企业办公室工作人员要充分利用接待工作的每一个细节展示企业的全新风采和企业独具魅力的特色文化,利用每一次接待机会增强企业的凝聚力和向心力,以提升企业的知名度和影响力。
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